Leistungen
FM Controlling
Im Auftrag unserer Kunden führen wir auch das Controlling der Dienstleister durch, an die Aufträge übergeben wurden. Ziel ist es, durch regelmäßige Kontrollen zu prüfen, ob die Vorgaben eingehalten werden. In diesem Controlling-Prozess werden Abweichungen von den Vorgaben und ihre Auswirkungen auf das Gebäude, die technischen Anlagen, organisatorische Festlegungen und personelle Ressourcen erkannt und nötige Anpassungen beschrieben.
Der Prozess umfasst sechs Phasen:
- Sichtung der Unterlagen des Dienstleisters (Berichte, Protokolle, Schriftverkehr)
Dazu erfolgt immer auch ein Abstimmungsgespräch mit dem Objektleiter. - Festlegung der Vorgehensweise und Erstellung der notwendigen Checklisten
Dazu gehören Terminpläne, Listen der Ansprechpartner, die Festlegung von Detailprüfungen einzelner Leistungen bzw. Anlagen, die Erfassung der Informations- und Kommunikationsprozesse sowie die Auflistung der behördlich vorgeschriebenen Dokumentationsunterlagen
- Prüfung der vertraglich vereinbarten Leistungen
Wir prüfen die:- Qualität der Leistungsdurchführung/Anlagenbewertung (Fotodokumentation)
- Plausibilität des Wartungs- und Pflegeplans
- Anwesenheit des Betriebspersonals vor Ort
- Einhaltung der Wartungs- und Pflegeintervalle
- Erreichbarkeit des Dienstleisters und der Notrufzentrale
- Störmeldekette
- Medienverbrauchsmessungen
- Prüfbücher
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Berichte des Dienstleisters
- Fortschreibung der Dokumentationen
- Plausibilität der Auswertungen
- Information und Kommunikation seitens des Dienstleisters
- Erstellung des Controllingberichts
Dazu gehören Fotodokumentation, Schwachstellenanalyse, Vorschläge zur Leistungsanpassung (Umfang und Intervalle) sowie Verbesserungsvorschläge - Vorstellung des Berichts
- Besprechung zur Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen mit Auftraggeber und Dienstleister (bei Bedarf)
Dazu gehören auch eine Abstimmung des Berichtswesens mithilfe eines CAFM-Systems (Computer Aided Facilities Management), Supervision und Coaching für den Dienstleister